Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym to ogół czynności kontrolnych, wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych ("Polski Słownik Archiwalny", Warszawa 1974).

Do najważniejszych zadań, jakie odpowiednimi przepisami prawnymi, nałożone zostały na nadzór archiwalny należą:

• ustalanie jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego
• opiniowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• przeprowadzanie kontroli, ekspertyz, lustracji i instruktaży
  - nadzór nad prawidłowym gromadzeniem, przechowywaniem oraz ewidencjonowaniem i odpowiednim zabezpieczeniem materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych poszczególnych jednostek organizacyjnych
  - nadzór nad prawidłowym klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
• wydawanie zezwoleń oraz opiniowanie wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w archiwum zakładowym już minął
• nadzór nad zasobem archiwalnym w przypadku likwidacji państwowych jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego
• prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne

Nadzorem Archiwum Państwowego w Kaliszu objęte są 162 jednostki organizacyjne, funkcjonujące na terenie byłego województwa kaliskiego. Spośród nadzorowanych jednostek organizacyjnych 82 - to państwowe jednostki organizacyjne (w tym 56 to urzędy stanu cywilnego) a 80 - to organy samorządu terytorialnego.

Pracę nadzoru archiwalnego regulują następujące akty prawne:

• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)
• rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U z 2002 r., Nr 167, poz. 1375)
• zarządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
• resortowe akty prawne (podające podstawę postępowania z dokumentacją specjalistyczną np. budowlana, medyczną itp.)