Nadzór archiwalny

Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym to ogół czynności kontrolnych, wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych ("Polski Słownik Archiwalny", Warszawa 1974).


Do najważniejszych zadań, jakie odpowiednimi przepisami prawnymi, nałożone zostały na nadzór archiwalny należą:

  • ustalanie jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego
  • opiniowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych
  • przeprowadzanie kontroli, ekspertyz, lustracji i instruktaży
    - nadzór nad prawidłowym gromadzeniem, przechowywaniem oraz ewidencjonowaniem i odpowiednim zabezpieczeniem materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych poszczególnych jednostek organizacyjnych
    - nadzór nad prawidłowym klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
  • wydawanie zezwoleń oraz opiniowanie wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w archiwum zakładowym już minął
  • nadzór nad zasobem archiwalnym w przypadku likwidacji państwowych jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego
  • prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne

Archiwum Państwowe w Kaliszu informuje, że na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w zakładkach "Zarządzanie dokumentacją / Instrukcje i wykazy akt" (link) znajdują się podstawowe informacje o przepisach kancelaryjno-archiwalnych, podstawach prawnych, właściwości w zakresie ich uzgadniania oraz wzorcowe rzeczowe wykazy akt.

Archiwum Państwowe w Kaliszu z dniem 31 grudnia 2016 r. nadzorowało 164 jednostki organizacyjne, funkcjonujące na terenie byłego województwa kaliskiego. Spośród nadzorowanych jednostek organizacyjnych 81 - to państwowe jednostki organizacyjne (w tym 56 to urzędy stanu cywilnego) a 83 - to organy samorządu terytorialnego wraz z samorządowymi jednostkami organizacyjnymi.


Pracę nadzoru archiwalnego regulują następujące akty prawne:

  • ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2016 r. Poz. 1506, z późn. zm.)
  • rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. Poz. 1743)
  • zarządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
  • resortowe akty prawne (podające podstawę postępowania z dokumentacją specjalistyczną np. budowlana, medyczną itp.)