Oddział I ds. Gromadzenia i Ewidencji Materiałów Archiwalnych

gromadzenie materiałów archiwalnych i nadzór nad magazynami

  • przejmowanie materiałów archiwalnych, rozmieszczanie oraz prowadzenie inwentarza topograficznego rozmieszczenia materiałów archiwalnych,
  • przygotowywanie materiałów archiwalnych oraz ich kopii (mikrofilmów i skanów), a także dokumentacji niearchiwalnej do udostępniania i realizacja zamówień dla pracowni naukowej i pracowników,
  • rejestrowanie codziennego ruchu materiałów archiwalnych,
  • udzielanie informacji o zasobie,
  • przeprowadzanie lustracji zasobu oraz skontrum,
  • przygotowywanie akt do digitalizacji, opracowywanie planów digitalizacji materiałów archiwalnych i sprawozdań z realizacji tych planów oraz ewidencji skanów,
  • przygotowywanie akt do mikrofilmowania, przechowywanie, udostępnianie, zabezpieczanie, kontrola stanu fizycznego i prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
  • współpraca z NAC w zakresie przygotowania publikacji materiałów archiwalnych w internecie,
  • zabezpieczenie zasobu przed kradzieżą lub włamaniem oraz zapewnienie mu optymalnych warunków przechowywania,
  • nadzór nad magazynami: utrzymywanie porządku i prawidłowego ułożenia akt na regałach, przestrzeganie prawidłowego obiegu akt między stanowiskami pracy, pracownikami i magazynami,
  • analiza i zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów w niezbędne urządzenia i sprzęt oraz zgłaszanie konieczności ich napraw lub konserwacji,
  • składanie zapotrzebowań na zakup materiałów i środków wykorzystywanych w ramach wykonywanych zadań,
  • monitorowanie stron internetowych dotyczących sprzedaży materiałów archiwalnych,
  • przedkładanie Komisji Metodycznej w Archiwum Państwowym w Poznaniu wniosków w sprawie metod opracowywania i ewidencjonowania zasobu,

konserwacja i profilaktyka

  • działania profilaktyczne - prowadzenie pomiarów temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych,
    - czyszczenie z kurzu, natłuszczanie opraw skórzanych oraz umieszczanie archiwaliów w opakowaniach bezkwasowych,
    - współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Materiałów Archiwalnych,
  • konserwacja materiałów archiwalnych poprzez prowadzenie prac konserwatorsko-introligatorskich:
    - wykonywanie opraw akt oraz innych prac introligatorskich,
    - uzupełnianie ubytków papieru w aktach i dokumentach,
    - dezynfekcja i dezynsekcja akt,
    - prowadzenie innych, a wynikających z potrzeb niezbędnych zabiegów konserwatorskich,
    - prowadzenie ewidencji przyjętych z komórek organizacyjnych i poddanych pracom konserwatorsko-introligatorskim archiwaliów,
  • współpraca z innymi komórkami w zakresie doboru akt do konserwacji
    - przygotowanie archiwaliów na wystawy,
    - opracowania ekspertyzy konserwatorskiej na potrzeby nadzoru archiwalnego,
    - współpraca w zakresie oceny konserwatorskiej materiałów archiwalnych zakwalifikowanych do przejęcia przez Archiwum,

przechowalnictwo dokumentacji osobowo-płacowej

  • przejmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania, w szczególności dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców,
  • prowadzenie ewidencji dokumentacji przejętej ze zlikwidowanych zakładów pracy,
  • prowadzenie i uaktualnianie ewidencyjnych i informacyjnych baz danych, w tym bazy Dokumentacja,
  • wydawanie odpisów, wypisów i kopii z przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
  • współpraca z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
  • zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
  • przekazywanie danych o miejscu przechowywania dokumentacji do NDAP i ZUS,
  • przygotowywanie ofert i projektów umów oraz negocjowanie cen w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej,
  • konsultacje z syndykami i likwidatorami na temat przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum,

ewidencja materiałów archiwalnych

  • prowadzenie i systematyczne uaktualnianie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum - spisu zespołów, księgi nabytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i księgi ubytków (baza danych SEZAM) oraz kartoteki zbiorczej,
  • prowadzenie i uaktualnianie ewidencyjnych i informacyjnych baz danych,
  • weryfikacja środków ewidencyjnych pod względem ich poprawności formalnej i wzajemnej spójności,
  • gromadzenie egzemplarzy skarbowych inwentarzy i innych środków ewidencyjno-informacyjnych,
  • współpraca ze Stanowiskiem ds. Narastającego Zasobu Archiwalnego w sprawach z zakresu udzielania konsultacji dotyczących przygotowania akt do przyjęcia,
  • wspomaganie Stanowiska ds. Narastającego Zasobu Archiwalnego w zakresie przeprowadzania kontroli, lustracji i opiniowania brakowań.

realizacja zadań związanych ze współpracą z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego, a w szczególności:

  • opracowanie i aktualizacja wykazu tych jednostek,
  • koordynowanie działań Archiwum w zakresie prowadzenia na rzecz tych jednostek poradnictwa, szkoleń, konsultacji i wykonywania ekspertyz,

reprografia akt i digitalizacja materiałów archiwalnych - w razie potrzeby.