Oddział II ds. Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych

opracowywanie

  • opracowywanie i inwentaryzowanie materiałów archiwalnych zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
  • opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych (indeksów),
  • opracowywanie ekspertyz dotyczących metodyki naukowego opracowania zasobu archiwalnego,
  • przedkładanie Komisji Metodycznej w Archiwum Państwowym w Poznaniu opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych do zatwierdzenia,
  • przedkładanie Komisji Metodycznej w Archiwum Państwowym w Poznaniu wniosków w sprawie metod opracowywania zasobu, planów opracowania zasobu oraz propozycji tematów i problemów,

udostępnianie

  • udostępnianie materiałów archiwalnych i ich kopii użytkowych w czytelni oraz on-line,
  • udzielanie informacji dotyczących zasobu Archiwum, zasad udostępniania materiałów archiwalnych i ich kopii użytkowych oraz dokumentacji niearchiwalnej,
  • udostępnianie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
  • prowadzenie środków ewidencyjnych służących dokumentowaniu udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej (rejestr udostępniania archiwaliów użytkownikom pracowni naukowej, rejestr odwiedzin),
  • prowadzenie bazy danych SUMA,
  • przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografię materiałów archiwalnych (kserokopie, fotografie i skany),
  • prowadzenie ewidencji usług reprograficznych,
  • wypożyczanie mikrofilmów poza Archiwum oraz sprowadzanie ich do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych, wypożyczanie materiałów archiwalnych na potrzeby wystawiennicze oraz organów wymiaru sprawiedliwości,

kwerendy

  • prowadzenie kwerend dla obywateli polskich, instytucji i urzędów krajowych oraz dla zagranicznych osób fizycznych i prawnych,
  • wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji posiadanych materiałów archiwalnych, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
  • prowadzenie rejestracji kwerend w bazie RAP,
  • przyjmowanie podań wraz z załącznikami oraz ustnymi oświadczeniami,

popularyzacja i informacja

  • organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
  • przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i innych grup społecznych,
  • prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży,
  • przygotowywanie referatów, organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,
  • współpraca ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, stowarzyszeniami naukowymi, regionalnymi i innymi,
  • współpraca z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych oraz innymi placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,
  • przygotowywanie publikacji, których wydawcą jest Archiwum np. opracowań źródłowych, pomocy ewidencyjno-informacyjnych (informatorów i przewodników po zasobie Archiwum),
  • gromadzenie, ewidencjonowanie i udostępnianie księgozbioru podręcznego Archiwum,
  • udział w kształtowaniu i realizacji polityki informacyjnej Archiwum, w szczególności:
    - nadzór merytoryczny, redagowanie i aktualizacja treści strony internetowej Archiwum,
    - monitorowanie informacji w mediach oraz na portalach internetowych w zakresie informacji dotyczących Archiwum,
    - współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie popularyzacji zasobu,
    - współpraca przy tworzeniu strategii wizerunkowych Archiwum.
  • wykonywanie działań związanych z udostępnianiem informacji publicznej w rozumieniu ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 nr 112 poz. 1198 z późn. zm.),
  • współpraca z Biblioteką Narodową w ramach wydawanych publikacji i nadawania numeru ISBN (egzemplarze obowiązkowe).