Oddział III Administracyjno-Gospodarczy

w zakresie spraw administracyjnych

  • prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem, zabezpieczaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanego budynku i pomieszczeń:
    - otwieranie i zamykanie budynku Archiwum,
    - obsługa centrali telefonicznej i domofonu,
    - zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem (monitoring obiektu) i innymi zagrożeniami,
    - utrzymanie porządku i czystości na terenie Archiwum,
    - utrzymanie sprawności instalacji i urządzeń w budynku Archiwum, zlecanie ich przeglądów, konserwacji i napraw,
    - usuwanie drobnych usterek zgłoszonych przez komórki organizacyjne,
    - zakup wyposażenia oraz usług i robót budowlanych na rzecz Archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami oraz prowadzenie ewidencji umów i porozumień z tego zakresu,
    - koordynacja prac remontowych, przygotowywanie projektów umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami i odbiór prac, ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, jej uzgadnianie, uzyskiwanie zgód i pozwoleń,
    - przechowywanie i wydawanie kluczy od pomieszczeń oraz kluczy zapasowych do pomieszczeń i szaf,
    - przygotowywanie, wspólnie ze Stanowiskiem Finansowo-Księgowym, planów inwestycji i remontów,
    - opieka nad wyposażeniem Archiwum oraz prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych oraz udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i małocennych wspólnie ze Stanowiskiem Finansowo-Księgowym,
    - przygotowywanie sprawozdań, dotyczących podatków i opłat oraz ustalanie wysokości zobowiązań Archiwum,
  • sprawdzanie pod względem merytorycznym rachunków, faktur, umów, protokołów odbioru robót, konserwacji,
  • zakup materiałów biurowych i środków czystości, ich przechowywanie oraz wydawanie,
  • prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem przetargów,
  • współudział w analizowaniu możliwości uczestniczenia Archiwum w projektach finansowanych ze źródeł Unii Europejskiej i przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie,
  • prowadzenie spraw związanych z prenumeratą gazet i czasopism na potrzeby Archiwum,
  • prowadzenie ewidencji umów zleceń i o dzieło,
  • wykonywanie zadań związanych z obsługą klienta:
    - przyjmowanie podań wraz z załącznikami oraz ustnymi oświadczeniami oraz wydawanie przygotowanych dokumentów,
    - udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
    - przekazywanie uwag klientów kierownikowi komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę,
  • wypisywanie rachunków za usługi i sprzedaż wydawnictw własnych oraz prowadzenie ksiąg druków ścisłego zarachowania,
  • prowadzenie ewidencji wzorów odciskowych pieczęci, dokonywanie ich zamówień i likwidacji.

działania reprograficzne i zabezpieczające

  • współpraca z Narodowym Archiwum Cyfrowym oraz Oddziałem I w zakresie digitalizacji,
  • prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych (digitalizacji), wykonywanie fotografii cyfrowych, skanów i wydruków na potrzeby Archiwum i klientów,
  • prowadzenie ewidencji przyjętych i wykonanych zamówień,
  • dbałość o należyty stan techniczny urządzeń, zgłaszanie awarii,
  • weryfikacja stanu zabezpieczenia zdjęć cyfrowych oraz wykonywanych skanów.

zadania związane z obsługą punktu kancelaryjnego Archiwum

  • obsługa wszelkiego rodzaju korespondencji: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Archiwum, przedstawianie jej Dyrektorowi lub upoważnionej przez niego osobie do wglądu, podpisu i dekretacji, obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału korespondencji, prowadzenie rejestru poczty wychodzącej i przychodzącej,
  • rejestrowanie i przechowywanie aktów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, w tym zarządzeń, decyzji, pism okólnych,
  • prowadzenie zbioru zarządzeń i decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
  • sporządzanie pism, protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez Dyrektora,
  • prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,
  • prowadzenie dokumentacji dotyczącej pełnomocnictw i upoważnień, rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz i innych rejestrów,
  • prowadzenie teleadresowych baz danych,
  • obsługa faksu, poczty elektronicznej, Elektronicznej Skrzynki Podawczej na Platformie Usług Administracji Publicznej (e-PUAP),
  • prowadzenie książki skarg i wniosków,
  • prowadzenie rejestru wydawanych biletów na przejazdy komunikacją miejską,
  • załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników, prowadzenie ewidencji wydawanych delegacji służbowych,
  • monitorowanie i gromadzenie informacji w mediach oraz na portalach internetowych dotyczących działalności Archiwum,
  • przygotowywanie i przesyłanie informacji, dotyczących działalności Archiwum, do umieszczenia na stronie internetowej Archiwum,
  • prowadzenie tradycyjnych Tablic ogłoszeń (w sekretariacie i na korytarzu) oraz redagowanie tablicy elektronicznej,
  • obsługa uroczystości i gości,
  • obsługa organizacyjno-techniczna Kolegium.

sprawy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ppoż. oraz medycyny pracy

  • prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem niezbędnych bieżących i okresowych kontroli i przeglądów z zakresu BHP i ppoż. oraz informowanie Dyrektora o ich wynikach oraz współpraca w tym zakresie z pracownikami odpowiedzialnymi za ppoż. i sprawy obronne Archiwum,
  • prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników i innych osób w środki ochrony indywidualnej i odzież roboczą,
  • ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, prowadzenie dokumentacji wypadkowej, rejestru wypadków i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie Dyrektorowi  rocznych analiz i ocen wypadkowości,
  • prowadzenie spraw związanych z oceną ryzyka stanowiskowego oraz pomiarami czynników szkodliwych,
  • udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
  • analiza regulacji prawnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie o nich Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych,
  • koordynowanie przeprowadzania badań wstępnych, okresowych, kontrolnych i dodatkowych z zakresu medycyny pracy oraz szkoleń z zakresu BHP i prowadzenie ich ewidencji.

sprawy osobowe

  • prowadzenie akt osobowych pracowników, wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń oraz duplikatów świadectw pracy,
  • dokonywanie czynności wynikających z nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy,
  • organizowanie i prowadzenie naboru kandydatów do pracy w Archiwum w tym członków korpusu służby cywilnej,
  • prowadzenie statystyk i przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia, szkoleń, czasu pracy i kadr,
  • planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pracowników,
  • prowadzenie spraw dotyczących nagród i odznaczeń, ustalanie prawa do nagród jubileuszowych, odpraw, dodatków stażowych, prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracowników,
  • współudział w prowadzeniu spraw związanych z ocenami okresowymi członków korpusu służby cywilnej, wartościowaniem stanowisk pracy, organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej,
  • wydawanie legitymacji pracowniczych,
  • prowadzenie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, ewidencji zwolnień lekarskich oraz ewidencji wyjść w godzinach pracy,
  • przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych i rentowych,
  • prowadzenie spraw dotyczących organizowania praktyk studenckich, staży z Urzędu Pracy oraz wolontariatu,
  • prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników.

sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych i wynagrodzeń

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i wyrejestrowywanie pracowników i członków ich rodzin oraz zleceniobiorców i zgłaszanie zmian danych osób ubezpieczonych,
  • naliczanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz należności z tytułu umów zlecenia i o dzieło, sporządzanie list wypłat oraz sporządzanie sprawozdań, informacji i deklaracji wynikających z odrębnych przepisów,
  • obliczanie podatków, składek ubezpieczeń społecznych i innych obciążeń publicznoprawnych dotyczących wynagrodzeń oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
  • sporządzanie deklaracji do ZUS, US oraz innych wymaganych dokumentów,
  • współdziałanie z Dyrektorem Archiwum i Stanowiskiem Finansowo-Księgowym (głównym księgowym) w ustalaniu polityki płacowej, zasad nagradzania oraz propozycji indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników Archiwum.

zadania z zakresu informatyki i bezpieczeństwa danych:

  • bieżąca obsługa i nadzór nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem Archiwum oraz przeprowadzanie kontroli używanego w Archiwum oprogramowania,
  • szkolenie pracowników Archiwum w zakresie obsługi komputerów i oprogramowania,
  • administracja baz danych, wykonywanie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa,
  • obsługa serwera Archiwum, w tym obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń,
  • obsługa usług internetowych,
  • wykonywanie zadań Administratora Sieci Informatycznych.

oraz

  • prowadzenie spraw związanych z korzystaniem z pokoju gościnnego Archiwum,
  • nadzór nad publikacjami wydawanymi przez Archiwum oraz ich wydawanie lub wysyłka,
  • umieszczanie i aktualizacja na serwerze Archiwum danych, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
  • opracowywanie projektów dokumentów wewnętrznych Archiwum (zarządzeń, decyzji, procedur itp.),
  • obsługa, wspólnie ze Stanowiskiem ds. Finansowo-Księgowym i komisją socjalną, środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  • prowadzenie w ramach zastępstwa obsługi systemu TREZOR oraz przesyłania przelewów,
  • wykonywanie zdjęć podczas uroczystości organizowanych przez archiwum,
  • prowadzenie spraw związanych z grupowym ubezpieczeniem osobowym pracowników.