Polityka ochrony danych osobowych

Archiwum Państwowe w Kaliszu, adres ul. Poznańska 207, 62-800 Kalisz, adres strony internetowej: http://www.archiwum.kalisz.pl, jest Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w celach związanych z organizacją działalności i realizacją zadań archiwum państwowego określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dostępnej pod adresem internetowym http://isip.sejm.gov.pl, obejmujących głównie:

  • gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do zasobu archiwalnego oraz dokumentów
  • kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego
  • kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład państwowego zasobu archiwalnego oraz dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w państwowych, samorządowych organach i jednostkach organizacyjnych, oraz u osób prywatnych, w tym dokumentacją osobową i płacową pracodawców
  • wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także wydawanie decyzji i zaświadczeń na podstawie tych materiałów
  • prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych
  • popularyzację wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej

Administrator przetwarza dane osobowe jedynie w przypadkach, gdy prawną podstawę stanowi: wyrażona zgoda osoby, której dane dotyczą; podejmowanie czynności zmierzających do zawarcia, wykonania lub egzekwowania zawartych umów; wypełnianie ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa lub wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym; ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą; realizacja uzasadnionych prawnie interesów Administratora lub strony trzeciej, w szczególności związanych z organizacją działalności i realizacją zadań Administratora, w tym stosowania monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom korzystającym z Archiwum, zachowania tajemnicy, której ujawnienie mogłoby narazić Archiwum na szkodę oraz ochrony mienia w oznakowanych budynkach i pomieszczeniach udostępniania zasobów.

Podawanie danych Administratorowi, jest co do zasady dobrowolne. Obowiązek podania danych może wynikać jedynie z przepisu powszechnie obowiązującego prawa.

Niepodanie danych w zależności od podstawy prawnej i okoliczności może powodować brak możliwości lub odmowę realizacji celu bądź niewłaściwą lub w innym zakresie realizację celu, w którym są pozyskiwane.

Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie są poddawane profilowaniu ani nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres konieczny do realizacji celu, w którym zostały pozyskane, okres objęty udzieloną zgodą oraz okres wynikający z przepisów prawa, w tym wynikający z okresu przedawnienia roszczeń oraz okresu przechowywania wynikającego z Instrukcji Kancelaryjnej. Nagrania monitoringu mogące stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa przechowywane są do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, w innych przypadkach Administrator przechowuje nagrania monitoringu przez okres nieprzekraczający jednego miesiąca od dnia nagrania.

Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo do: przejrzystej i wolnej od opłat informacji oraz dalszej komunikacji w sprawie przetwarzania jej danych; dostępu do tych danych, ich sprostowania i uzupełniania; domagania się ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; wniesienia z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją sprzeciwu wobec ich przetwarzania w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi lub realizowanego w interesie publicznym bądź niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią oraz w każdym przypadku przetwarzania jej danych do celów marketingu bezpośredniego; nie podlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu; uzyskania informacji o ewentualnych odbiorcach jej danych; prawo do przenoszenia swoich danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany w związku z udzieloną zgodą lub zawartą z Administratorem umową oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem lub dalej przetwarzanych w oparciu o inną podstawę prawną.

Dane osobowe mogą zostać ujawnione odbiorcom jedynie z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności regulujących ochronę danych osób fizycznych, w tym w związku z działalnością Administratora w ramach państwowej sieci archiwalnej. Co do zasady dane mogą być powierzone do przetwarzania jedynie podmiotom związanym z Administratorem wiążącym prawnie instrumentem gwarantującym bezpieczeństwo tych danych.

Organem właściwym w sprawach skarg dotyczących ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.giodo.gov.pl

Kontakt z Inspektorem ochrony danych Archiwum w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Administratora jest dostępny pod adresem Archiwum, podanym na wstępie.