W pracowni naukowej udostępniane są materiały archiwalne do bezpośredniego korzystania. Zasady udostępniania określa Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 V 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych oraz regulamin pracowni naukowej AP w Kaliszu.

Prawo do korzystania z materiałów archiwalnych przysługuje osobie fizycznej lub prawnej, organizacji społecznej, organowi państwowemu lub samorządowemu, jak również jednostce organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej. Osoba fizyczna może działać w imieniu własnym lub jako upoważniony przedstawiciel podmiotu zainteresowanego. W uzasadnionych przypadkach użytkownik może korzystać z pomocy własnego tłumacza. Udostępnianie materiałów jest bezpłatne i podlegają mu wszystkie archiwalia zewidencjonowane tzn. posiadające pomoce ewidencyjno-informacyjne umożliwiające identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych o określonej zawartości.

Materiały archiwalne udostępniane są po 30 latach od ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Zasady wcześniejszego udostępniania materiałów zostały uregulowane zarządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz.U. 2001, Nr 13, poz. 116).

Nie udostępnia się materiałów: niezewidencjonowanych, nieuporządkowanych i w złym stanie fizycznym.

Archiwalia udostępniane są na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanego tzw. Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego. Wniosek zawiera dane osobowe użytkownika oraz informacje charakteryzujące przedmiot i rodzaj prowadzonych prac.

W odniesieniu do informacji prawnie chronionych wymagane jest złożenie przez użytkownika pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystania.

Użytkownicy mogą korzystać ze środków ewidencyjno-informacyjnych zasobu Archiwum: spisu, kartoteki zespołów (zbiorów), inwentarzy, spisów zdawczo-odbiorczych, spisów roboczych, indeksów, skorowidzów i repertoriów. Interesujące użytkownika jednostki archiwalne udostępniane są na podstawie zamówienia - rewersu. Zamówienie wypełnia się oddzielnie dla każdej jednostki. Maksymalnie jednorazowo można zamówić 10 jednostek; nie ma natomiast limitu dziennego udostępnianych jednostek. Na wniosek i koszt użytkownika Archiwum może sprowadzić do pracowni naukowej mikrofilmy spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum państwowego lub innej instytucji. Istnieje również możliwość odpłatnego sporządzenia reprografii dokumentów (zob. cennik).

Pracownia naukowa w Archiwum Państwowym w Kaliszu czynna jest w następujących godzinach:

• Poniedziałek - od 8:30 do 15:30
• Wtorek - od 8:30 do 18:30
• Środa - od 8:30 do 15:30
• Czwartek - od 8:30 do 15:30
• Piątek - od 8:30 do 15:30

Zamawianie materiałów archiwalnych codziennie w godzinach od 8:30 do 15:00.