Załatwianie spraw

Archiwum przeprowadza kwerendy (poszukiwania akt) do celów urzędowych (postępowanie przed organami administracji, sądami) i do celów nieurzędowych (m.in. genealogiczne, naukowe).

Kwerendy przeprowadzane są na pisemny wniosek zainteresowanego, złożony osobiście, listownie, faksem lub pocztą elektroniczną. Kodeks postępowania administracyjnego nie dopuszcza wnoszenia podania telefonicznie.

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, podanie powinno zawierać co najmniej:

  • wskazanie osoby wnoszącej podanie (imię i nazwisko)
  • adres osoby wnoszącej podanie
  • treść żądania [informacje dotyczącą twórcy poszukiwanego dokumentu, datę (rok, zakres lat) jego wystawienia lub inne informacje umożliwiające jego odszukanie]
  • cel w jakim będą wykorzystane żądane dokumenty
  • podpis osoby wnoszącej podanie
  • ewentualnie inne elementy wymagane przez przepisy szczególne

Do celów prawno-administracyjnych archiwum wydaje uwierzytelnione odpisy, wypisy reprodukcje i zaświadczenia z przechowywanych materiałów jeśli wymagają tego przepisy prawa lub na umotywowane żądanie osoby ubiegającej się.

Archiwum, w związku ze wzrostem liczby zleceń poszukiwań genealogicznych, własnościowych i spadkowych przeprowadza te kwerendy w ograniczonym zakresie.


Akty metrykalne lub stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa lub zgonu) będą wyszukiwane po podaniu przez zleceniodawcę następujących danych:

  • imię i nazwisko osoby poszukiwanej,
  • wyznanie poszukiwanej osoby, w przypadku akt metrykalnych,
  • data poszukiwanego aktu (lub przynajmniej przybliżony rok),
  • nazwa miejscowości, w której akt miał miejsce, oraz nazwa gminy, na terenie której miejscowość leży,
  • inne dane poszukiwanej osoby (imiona rodziców, nazwisko panieńskie itp.).

Akty notarialne będą wyszukiwane po podaniu przez zleceniodawcę następujących danych:

  • nazwiska notariusza, który sporządzał akt,
  • nazwiska i imiona osób - stron transakcji,
  • data poszukiwanego aktu (lub przynajmniej przybliżony rok),
  • numer aktu (o ile jest znany),
  • przedmiot transakcji.

Akty z ksiąg wieczystych i gruntowych będą wyszukiwane po podaniu przez zleceniodawcę następujących danych:

  • numer księgi gruntowej (Band) i liczbę wykazu (Blatt) lub numer księgi wieczystej (hipotecznej),
  • nazwa miejscowości, w której znajduje się nieruchomość oraz nazwa gminy, na terenie której miejscowość leży,
  • imię i nazwisko osoby, do której ta nieruchomość należała.

W przypadku, gdy dane takie nie zostaną podane, Archiwum Państwowe w Kaliszu będzie występować o ich uzupełnienie, od tego uzależniając przeprowadzenie poszukiwań.


Realizacja kwerend napływających do Archiwum:

  • w pierwszej kolejności załatwiane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym.
  • kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. W chwili obecnej czas oczekiwania może wynosić np. ponad 2 miesiące.

Formularze ułatwiające poprawne sformułowanie wniosku:

Plik w formacie DOCPoświadczenie zatrudnienia i/lub zarobków
Pobierz plik w formacie DOC

Plik w formacie DOCPoświadczenie istnienia gospodarstwa rolnego
Pobierz plik w formacie DOC

Plik w formacie DOCPoświadczenie zameldowania
Pobierz plik w formacie DOC

Plik w formacie DOCWydanie aktu notarialnego
Pobierz plik w formacie DOC

Plik w formacie DOCWydanie aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)
Pobierz plik w formacie DOC

Plik w formacie DOCPodanie uniwersalne
Pobierz plik w formacie DOC


Formy płatności i numery kont

Płatności za usługi świadczone przez Archiwum Państwowe w Kaliszu (m.in. kserokopie, kopie elektroniczme, kwerendy) należy wnosić wyłącznie na rachunek bankowy Archiwum Państwowego w Kaliszu, ul. Poznańska 207, 62-800 Kalisz.

dla przelewów krajowych:
NBP O/O Poznań
nr rachunku 77 1010 1469 0005 6322 3100 0000.

dla przelewów z zagranicy:
(BIC) NBPLPLPW
(IBAN) PL 77 1010 1469 0005 6322 3100 0000


Opłata skarbowa w Archiwum Państwowym w Kaliszu

Przy wydawaniu zaświadczeń, uwierzytelnionych kserokopii, odpisów i wypisów z materiałów archiwalnych obowiązują opłaty skarbowe, zgodnie z Ustawą z dnia 16 listopada 2006r. (Dz. U. Nr 225, poz. 1635), Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2006r. (Dz. U. 2006 Nr 246, poz. 1804), Obwieszczenia Marszałka Sejmu RP z 15 maja 2015 r. (Dz.U. 2015 poz. 783).

Wybrane stawki opłaty skarbowej:

  • Zaświadczenia wydawane przez archiwa państwowe - opłata 17,00
  • Poświadczenie zgodności odpisów, wypisów lub kopii (za każdą rozpoczętą stronę) - opłata 5,00
  • Dokumenty stwierdzające ustanowienie pełnomocnika oraz ich odpisy (wypisy) - opłata 17,00

Plik w formacie DOCSzczegółowe informacje dotyczące opłaty skarbowej
Pobierz plik w formacie DOC