30 czerwca 2022 r. kierownik Oddziału II Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych Edyta Pietrzak wygłosiła w trakcie zdalnego zebrania naukowego referat pt. "Akta notarialne w zasobie Archiwum Państwowego w Kaliszu".
Prelegentka scharakteryzowała historię notariatu w regionie kaliskim. Został on ustanowiony w 1808 r. wraz z wprowadzeniem w Księstwie Warszawskim Kodeksu Napoleona. Był on wzorowany na francuskiej ustawie notarialnej z 1803 r. Notariusz był urzędnikiem publicznym, ale opłacanym przez osoby na rzecz których wykonywał świadczenia. Do jego zadań należało przyjmowanie aktów i kontraktów, którym strony chciały lub musiały nadać cechę taką, jak aktom publicznym. Miał także obowiązek je przechowywać i wydawać z nich wyciągi. W Kaliszu wprowadzono notariat już we wrześniu 1808 r. Pierwszymi notariuszami byli Andrzej Bogusławski i Józef Godlewski. W związku ze wzrostem liczby zawieranych aktów notarialnych wzrastała liczba notariuszy w Kaliszu.
W 1808 r. było ich dwóch, w 1830 r. – 4, 1866 r. – 6, a w 1874 – 9. Obejmowali swoją działalnością teren podległy najpierw Trybunałowi w Kaliszu, a później Sądowi Okręgowemu w Kaliszu. W latach 1808-1815 r. był to teren departamentu kaliskiego, 1815-1837 województwa kaliskiego, 1837-1844 i 1866-1914 guberni kaliskiej, a w latach 1844-1866 wschodniej części guberni warszawskiej. Sytuacja notariatu i notariuszy uległa większym zmianom po wprowadzeniu 13 lipca 1876 r. rosyjskiej ustawy notarialnej z 1866 r. Istotną zmianą było przekształcenie statusu notariusza z urzędnika publicznego na państwowego. Wchodził on w skład sądu okręgowego miejsca swego urzędowania, działając pod jego kontrolą. Czynności notarialne wykonywane były w kancelariach hipotecznych sądów okręgowych lub pokoju. Notariuszy mianował, na wniosek prezesa sądu okręgowego, starszy prezes Warszawskiej Izby Sądowej. Kandydaci na notariuszy nie musieli mieć wykształcenia prawniczego, wystarczył sam egzamin praktyczny ze znajomości prawa notarialnego i hipotecznego oraz redagowania aktów. Językiem urzędowym stał się rosyjski.
W Prusach działalność notariatu początkowo opierała się na instrukcji z 1771 r., przepisach z zbioru praw "Corpus Iuris Fridericiani" z 1781 r. oraz kodeksu "Powszechne prawo krajowe dla państw królewsko-pruskich" z 1893 r. Cechą charakterystyczną dla Prus było połączenie notariatu i adwokatury oraz załatwianie czynności dobrej woli równorzędnie przez sądy i notariuszy. Od 1821 r. notariusze mogli podejmować czynności dotyczące nieruchomości. Notariusze byli urzędnikami państwowymi mianowanymi przez ministra sprawiedliwości, ale opłacanymi przez klientów. Zakres terytorialny ich działania pokrywał się z terenem właściwości wyższego sądu okręgowego. Pierwsza kancelaria notarialna powstała w Kępnie w 1820 r. Funkcję notariusza sprawował Andreas Rodwald. Od 1830 r. działała w Krotoszynie kancelaria notariusza Andreasa Brachvogela, w 1835 r. rozpoczęli działalność notariusze w Krotoszynie i Pleszewie. Byli to Stanislaus Nowacki i Albert Rüdenburg. Dość późno powstała kancelaria w Ostrowie – Włodzimierza Dazura w 1856 r., w Ostrzeszowie – Rochusa Szurmińskiego w 1882 r. i w Odolanowie – Józefa Chełmickiego w 1902 r.
Przez większą część okresu międzywojennego obowiązywały regulacje prawne ustanowione jeszcze przez państwa zaborcze. Z początkiem 1934 r. weszło w życie rozporządzenie Prezydenta RP z 27 października 1933 r. "Prawo o notariacie", które ujednolicało w całej Polsce organizację notariatu. Zgodnie z nim notariusz był funkcjonariuszem publicznym, powołanym do sporządzania aktów i dokumentów, którym strony obowiązane były lub chciały nadać znamię wiary publicznej oraz spełniania innych czynności zlecanych mu przez prawo. Notariuszy mianował, przenosił i zwalniał minister sprawiedliwości. W czasie okupacji hitlerowskiej, na ziemiach wcielonych do Rzeszy organizację notariatu oparto na prawie obowiązującym w Niemczech. Po wojnie wrócono do stanu prawnego z lat 30. XX w. Prywatne kancelarie notarialne zostały zastąpione przez państwowe biura notarialne z początkiem 1952 r., na mocy ustawy z 26 maja 1951 r. "Prawo o notariacie".
W zasobie Archiwum kaliskiego znajduje się 168 zespołów notariuszy z lat 1808-1951. Stanowią one ok. 10% całego zasobu. Najliczniejszą grupę stanowią akta notariuszy kaliskich – 68 zespołów. Z Kępna mamy 17 notariuszy, z Koźmina – 9, z Krotoszyna – 21, z Odolanowa – 3, z Ostrowa – 26, z Ostrzeszowa – 8 i z Pleszewa – 16. Ogółem Archiwum posiada 5423 j.a. o rozmiarze 283,44 m.b. Stanowi to 1,5% zasobu kaliskiego Archiwum pod względem ilości j.a. i ok. 7% pod względem metrażu. Akta te zostały zaklasyfikowane jako instytucje ochrony prawa i wymiaru sprawiedliwości. Stanowią największą grupę akt w tej kategorii – 60% (na 281 zespołów 168 to akta notarialne).
W 1956 r. rozpoczęto przejmowanie akt notarialnych z sądów powiatowych do archiwów państwowych. Pierwsze akta zostały przejęte przez kaliskie Archiwum w 1959 r. z Sądu Powiatowego w Kaliszu. Były to akta notariuszy kaliskich z XIX w. m.in. Franciszka Bajera, Andrzeja Bogusławskiego czy Nepomucena Wojciechowskiego. Warto wspomnieć, że w 1987 r. podczas włamania do magazynu archiwalnego przy ul. Kolegialnej skradziono kilkadziesiąt ksiąg notarialnych m.in. notariuszy Józefa Godlewskiego, Franciszka Nowosielskiego i Georga Timlinga. Część z nich udało się odzyskać. W zespołach notariuszy kaliskich znajdują się księgi wpisów (akty notarialne), pomoce ewidencyjne: skorowidze alfabetyczne i repertoria oraz księgi opłat. Natomiast w aktach notariuszy z terenu byłego zaboru pruskiego zachowały się: księgi wpisów, pomoce ewidencyjne: skorowidze alfabetyczne i repertoria oraz księgi protestów, księgi opłat, księgi depozytów.
Akta notarialne zaboru rosyjskiego w przeważającej większości związane były z własnością ziemską m.in. były to umowy o dożywocie, testamenty. Liczne tez były akty typu przemysłowego. W materiałach gromadzonych przez kancelarie notarialne znajdowały się następujące rodzaje akt: inwentarze, licytacje, testamenty, akty kupna i sprzedaży, intercyzy, układy i umowy, obligacje, plenipotencje (pełnomocnictwa), odpisy, akta zrzeczenia się, pokwitowania dzierżawy.
Do najważniejszych czynności notariuszy z zaboru pruskiego zaliczone zostały: umowy i jednostronne oświadczenia woli w sprawach określonych przepisami ustawodawstwa cywilnego, testamenty oraz umowy dziedziczenia, wnioski o wpis lub wykreślenie w sprawach gruntowych, dobrowolne przetargi lub publiczne wydzierżawienia gruntów, pośrednictwo przy podziałach majątku, spisywanie zaręczeń czyli przysięgi oraz protesty wekslowe. Akta notarialne stanowią bardzo bogaty materiał do dziejów gospodarczo-społecznych ziemiaństwa, burżuazji, mieszczaństwa, rzemiosła i kupiectwa, a po 1864 r. również chłopstwa.
