Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, skąd tak właściwie i na jakich zasadach dokumenty archiwalne trafiają do Archiwum Państwowego, to musisz wiedzieć, że wiele w tym zakresie zależy od nadzoru archiwalnego. Pracownicy zajmujący się kształtowaniem narastającego zasobu archiwalnego ustalają jakie instytucje tworzą materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i prowadzą archiwa zakładowe. Do ich zadań należy także uzgadnianie i opiniowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, definiujących w jaki sposób należy w danej instytucji postępować z dokumentacją oraz przeprowadzanie kontroli w podległych jednostkach. Archiwiści zajmujący się nadzorem archiwalnym wydają zezwolenia i opiniują wnioski na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, dla której minął już okres przechowywania w archiwum zakładowym lub składnicy akt. Służą także fachową pomocą archiwistom zakładowym - udzielają konsultacji, przeprowadzają ekspertyzy oraz organizują szkolenia. Są łącznikiem pomiędzy archiwami zakładowymi a Archiwum Państwowym. Dzięki ich pracy zasób archiwalny jest sukcesywnie powiększany o cenną dokumentację.
Archiwum nadzoruje obecnie174 jednostki organizacyjne, w tym 89 państwowych i 85 stanowiących organy samorządu terytorialnego wraz z samorządowymi jednostkami organizacyjnymi.
Pracownicy nadzoru archiwalnego pracują w oparciu o następujące przepisy:
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r., Dz. U., 2020, poz. 164
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, Dz. U., 2019, poz. 246
- zarządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
- resortowe akty prawne (podające podstawę postępowania z dokumentacją specjalistyczną np. budowlana, medyczną itp.)