Charakterystyka i ewidencja zasobu

Zasób Archiwum Państwowego w Kaliszu - według stanu na 31 grudnia 2020 r. - składa się z 1585 zespołów i zbiorów archiwalnych liczących 347 775 j.a. tj. 4019 m.b. Większość archiwaliów, bo aż 70% zostało wytworzonych po 1945 r. Akta z okresu zaborów i międzywojnia stanowią po około 15% zasobu, natomiast dokumentacja z okresu okupacji hitlerowskiej stanowi ułamek procenta. Wcześniejsze dokumenty stanowią wyjątek jak np. pisma z początku XVIII w. w aktach gruntowych. Ponad połowa archiwaliów (52%) została wytworzona przez instytucje wymiaru sprawiedliwości (sądy różnych szczebli, notariuszy, komorników oraz prokuratury), 24% przez organy administracji ogólnej i samorządowej, 6% przypada na akta stanu cywilnego i metrykalne, po 5% administracji specjalnej i instytucji gospodarczych, a około 3% na zbiory, kolekcje i spuścizny osób prywatnych. Pozostałe 5% zostało wytworzone przez organy ustawodawcze państwa (tj. miejscowe biura senatorów RP) instytucje wyznaniowe, spółdzielnie, instytucje finansowe i oświatowe, organizacje społeczne, kulturalne i polityczne oraz związki zawodowe.

Cała ewidencja kaliskiego Archiwum na poziomie: 1) zespołu i zbioru archiwalnego oraz 2) jednostki archiwalnej (księgi, poszytu, teczki, mapy, fotografii) wraz z indeksami (o ile zostały opracowane) jest umieszczona w bazie ZoSIA (Zintegrowany System Informacji Archiwalnej). Większość danych z bazy wraz ze skanami jednostek dostępne są na ogólnopolskim portalu Szukajwarchiwach. [https://www.szukajwarchiwach.gov.pl/web/archiwum-panstwowe-w-kaliszu]. Nie są tam umieszczone jedynie opisy inwentarzowe mogące naruszyć ustawę o ochronie danych osobowych. Chodzi głównie o akta sądowe po 1945 r. W ich przypadku ewidencja (spisy zdawczo-odbiorcze, inwentarze) udostępniane są w pracowni naukowej Archiwum.

Informacje o zasobie zawiera także przewodnik po zasobie Archiwum Państwowego w Kaliszu, który można pobrać w formie elektronicznej.