21 lutego 2024 r. w Archiwum Państwowym w Kaliszu odbyło się zebranie sprawozdawcze z działalności w 2023 r. Wzorem lat ubiegłych wzięli w nim udział pracownicy oraz zaproszeni goście, z którymi mieliśmy okazję współpracować w minionym roku, i z którymi zamierzamy podjąć współpracę w 2024 r.
W zebraniu wzięli udział: wicedyrektor Zespołu Szkół Ekonomicznych w Kaliszu Anna Borkowska; reprezentująca naczelnika Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Kalisza Justyna Wudzińska-Bernacka; radny miejski Leszek Ziąbka; przewodniczący Zarządu Klubu Historycznego im. gen. S. Roweckiego "Grota" w Ostrowie Wlkp. Jerzy Sówka; członek Komisji Pamięci Historycznej Miasta Kalisza Maciej Garbowicz oraz miłośnik historii regionu Mieczysław Machowicz.
Gospodarzem zebrania była dyrektor APK dr Grażyna Schlender, która przywitała gości oraz kadrę Archiwum, a także przedstawiła porządek zebrania. Wyniki pracy Archiwum w 2023 r., z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej, przedstawiła kierownik Oddziału IV popularyzacji zasobu archiwalnego dr Anna Bestian-Zając.
Miniony rok był pierwszym, w którym praca przebiegała zgodnie z nową strukturą organizacyjną Archiwum. Na zasób Archiwum składają się 1642 zespoły archiwalne, tj. 391 862 j.a. Przeważa pośród nich dokumentacja aktowa, ale duży odsetek stanowią też materiały ulotne i fotografie. W minionym roku przybyło nam 26 nowych zespołów, przy czym 1 (Ochotnicza Straż Pożarna w Kotowiecku) stanowił darowiznę, 1 zakup (Zbiór fotografii Andrzeja Pawłowskiego z Kalisza), a 1 został przekazany przez byłego likwidatora (Zakłady Przemysłu Odzieżowego "Kalpo" w Kaliszu).
W zakresie gromadzenia plan został znacznie przekroczony. Planowano przejąć 11 500 j.a., a przejęto 15 264 j.a. Spowodowane było to głównie nieplanowanymi przejęciami przekwalifikowanej dokumentacji niearchiwalnej, dokumentacji teatru kaliskiego oraz akt PPRN w Pleszewie. Do najciekawszych nabytków minionego roku należą bez wątpienia: Zbiór fotografii Andrzeja Pawłowskiego z Kalisza, akta Teatru im. W. Bogusławskiego w Kaliszu, dary osób prywatnych: Jana Korzeniewskiego, Józefa Goli, Elżbiety Siarkiewicz, Iwony Graczyk i Magdaleny Aulich.
W 2023 r. w całości udało się zewidencjonować 3 zespoły archiwalne: Ochotnicza Straż Pożarna w Kotowiecku, Księgi hipoteczne sądów w Pleszewie, Zbiór fotografii Andrzeja Pawłowskiego z Kalisza. Zewidencjonowano także dopływy do 7 już istniejących zespołów. Opracowano 13 zespołów archiwalnych: Spuścizna Władysława Kościelniaka z Kalisza, PGRN w Bukowinie Sycowskiej, PGRN w Dziadowej Kłodzie, PGRN w Lipce, PGRN w Międzyborzu, PGRN w Stradomi Wierzchniej, PGRN w Cielczy, PGRN w Golinie, PGRN w Jarocinie, PGRN w Mieszkowie, PGRN w Wilkowyi, PGRN w Witaszycach, PGRN w Sławoszewie (łącznie 3548 j.a., tj. 24,36 m.b.). Sporządzono 2233 haseł indeksowych.
Archiwum Państwowe w Kaliszu nadzorowało w 2023 r. 175 jednostek organizacyjnych. Nadzorem objęto 1 nową jednostkę - Ośrodek Sportu, Rehabilitacji i Rekreacji w Kaliszu. Na przejęcie akt z przedpola archiwalnego czeka nadal 729 m. b. akt, głównie jest to dokumentacja z sądów. Konieczne jest przeprowadzenie konserwacji tych materiałów oraz ich uporządkowanie. W 2023 r. zatwierdzono 40 instrukcji kancelaryjnych, 37 instrukcji archiwalnych, 46 jednolitych rzeczowych wykazów akt, 44 zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt, 1 zmianę w instrukcji kancelaryjnej. Plan w niniejszym zakresie wykonano w 153%. Przeprowadzono 40 kontroli archiwalnych, 26 ekspertyz i udzielono 47 konsultacji. Wydano 195 zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Kontynuowano współpracę z jednostkami ze sfery ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego - firmą FAMOT z Pleszewa. Przeprowadzono także ekspertyzę w Niepublicznej Szkole Podstawowej w Sowinie Błotnej i zaopiniowano 11 wniosków w wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez niepaństwowe i nie samorządowe jednostki organizacyjne. 98% przechowywanej w Archiwum dokumentacji niearchiwalnej stanowią akta wyborcze. Są one przechowywane w magazynie w Rychnowie-Kolonii. W roku sprawozdawczym udzielono 50 pisemnych informacji oraz 554 informacji ustnych odnośnie miejsca przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej.
W zakresie technicznego zabezpieczania zasobu odkurzono 2395 j.a. akt, przepakowano w specjalistyczne pudła 18334 j.a., przejrzano pod kątem stanu zachowania 7491 j.a. 100 j.a. poddano konserwacji zachowawczej i jednostkowej, 1 j.a. poddano konserwacji masowej, 1 j.a. poddano dezynfekcji. Plan konserwacji przekroczono o 43 %. Ważnym aspektem była realizacja projektu monitoringu owadów. Zakupiono, opisano i rozmieszczono w budynku Archiwum pułapki, a następnie przeprowadzono ich ekspertyzę entomologiczną.
Digitalizacji poddano łącznie 1347 j.a., z czego 1080 j.a. we własnej pracowni digitalizacji, a resztę zlecono w formie usługi zewnętrznej. Na koniec roku 2023 do Centralnego Repozytorium Cyfrowego w Warszawie przekazano 1 324 820 plików kopii cyfrowych. W zakresie reprografii wykonano 9276 skanów, 281 fotografii cyfrowych i 428 kserokopii.
W czytelni zarejestrowano 252 użytkowników, co przełożyło się na liczbę 539 odwiedzin i 3486 j.a. udostępnionych. Wzrosła liczba udostępnień do celów naukowych i genealogicznych o ok. 41%. W systemie ZoSIA dostępne są opisy 390 774 j.a. czyli 99,7% zasobu. Na portalu SwA umieszczone są natomiast opisy 281 499 j.a. czyli 72% wszystkich. Niepublikowane są głównie spisy i inwentarze akt wymiaru sprawiedliwości. W serwisie Dropbox udostępniono w 2023 r. 175 968 skanów. W 2023 r. przeprowadzono łącznie 1306 kwerend, z czego 1103 było zleconych przez osoby prywatne, a 203 przez instytucje. Dominowały kwerendy genealogiczne - 714. Cały aktualny zasób biblioteki APK jest już dostępny w ogólnodostępnej bazie KOHA.
W 2023 r. Archiwum prężnie prowadziło działalność popularyzatorską i edukacyjną. Przygotowano 3 wystawy tradycyjne, w tym 1 o bardzo szerokim przekroju merytorycznym: "Bohaterowie Ziemi Kaliskiej w walce o niepodległość Polski" (wernisaż 20 grudnia 2023 r.). Dwie mniejsze zostały przygotowane w ramach obchodów Międzynarodowego Dnia Archiwów i Dnia Darczyńcy (najciekawsze materiały z zasobu i archiwalia dotyczące rodziny Kościelniaków). Łącznie udało się opracować 13 wystaw on-line.
W roku sprawozdawczym przyjęto 24 wycieczki i przeprowadzono 60 lekcji archiwalnych, co stanowi dotychczasowy rekord. Odwiedzili nas uczniowie z 23 szkół z regionu kaliskiego. Zajęcia dotyczyły działalności statutowej Archiwum, powstania styczniowego, rodziny Kościelniaków i odzyskania niepodległości w 1918 r.
Kontynuowano z powodzeniem realizację imprez cyklicznych: Marcowego Maratonu Archiwalnego, konkursu "Ad fontes! Odkrywamy tajemnice Kalisza i regionu kaliskiego", Międzynarodowego Dnia Archiwów, Dnia Archiwisty, Dnia Darczyńcy. Do jednych z najtrudniejszych zadań należała organizacja konferencji naukowej pt. "Opozycja antykomunistyczna na terenie Ziemi Kaliskiej w latach 1945-1956". Obrady odbyły się w Akademii Kaliskiej, wystąpiło łącznie 10 prelegentów reprezentujących m. in. Instytut Pamięci Narodowej oraz sieć Archiwów Państwowych.
W minionym roku zaplanowano 6 wystąpień i prelekcji pracowników Archiwum - udało się zrealizować aż 14. Grzegorz Waliś charakteryzował źródła do dziejów powstania styczniowego w Muzeum Historii Przemysłu w Opatówku, dr Grażyna Schlender wygłosiła wykład pt. "Aleksandra Piłsudska - patriotka, bojowniczka o niepodległą Polskę. Od rewolucjonistki do Pierwszej Damy Rzeczypospolitej Polskiej" w ramach XII MMA, prelekcję pt. "Inspektorat Kaliski WSGO Warta kryptonim Nowy Tomyśl" na konferencji z okazji Dnia Archiwisty, wzięła udział w debacie pt. "X Muza. Dobre praktyki w zakresie mariażu Archiwów Państwowych ze sztuką filmową" w ramach Festiwalu Filmowego NNW w Gdyni i wygłosiła prelekcję pt. "Karnawał Solidarności i stan wojenny w Kaliszu" w II Liceum Ogólnokształcącym w Kaliszu. Maria Doktór reprezentowała Archiwum na konferencji zorganizowanej w Książnicy Pedagogicznej w Kaliszu w ramach obchodów Roku Braci Kościelniaków oraz wygłosiła prelekcję na temat spuścizny Władysława Kościelniaka w zasobie APK w ramach obchodów Dnia Darczyńcy. Dr Anna Bestian-Zając wystąpiła w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych promując działalność popularyzatorską APK, w Szkole Podstawowej nr 22 w Kaliszu wygłosiła prelekcję o związkach Józefa Piłsudskiego z Kaliszem. Z okazji Międzynarodowego Dnia Archiwów scharakteryzowała sieć archiwalną w Stanach Zjednoczonych, brała też udział w debacie autorskiej w trakcie promocji wydawnictwa pt. "Biografie Sprawiedliwych" w siedzibie NDAP. Na spotkaniu wspomnieniowym poświęconym Stefanowi Szolc-Rogozińskiemu wystąpiła z prelekcją pt. "Stefan Szolc-Rogoziński i jego przodkowie - wynik kwerendy archiwalnej", a na promocji wystawy pt. "Bohaterowie Ziemi Kaliskiej..." charakteryzowała źródła wykorzystane do przygotowania ekspozycji. Aneta Burchard zapoznawała pracowników APK z systemem IPM - monitoringu owadów.
Archiwum wydało w 2023 r. 1 publikację książkową pt. "Niepodległościowcy Wielkopolski południowo-wschodniej (ziemi kaliskiej) w świetle materiałów archiwalnych". Zostanie ona zapromowana w ramach XIII Marcowego Maratonu Archiwalnego.
Z udziałem pracowników zrealizowano 196 nagrań audycji telewizyjnych programu "Wielkopolska Każdego Dnia". Ukazały się 4 audycje radiowe, 35 artykułów prasowych i 97 wzmianek w internecie na temat działalności APK. W minionym roku Archiwum aktywnie działało we współpracy z lokalnym otoczeniem społecznym. Z Miastem Kalisz realizowano wiele pomysłów w ramach obchodów Roku Braci Kościelniaków: były to lekcje archiwalne, konkurs "Ad fontes!...", wystawa on-line. We współpracy z Komisją Pamięci Historycznej Miasta Kalisza, Akademią Wymiaru Sprawiedliwości i Uniwersytetem Kaliskim im. Prezydenta Stanisława Wojciechowskiego 12 października 2023 r. przy ul. Łódzkiej 2 odsłonięto tablicę upamiętniającą Żołnierzy Wyklętych, którzy oddali życie za wolna i niepodległa Polskę w kaliskim więzieniu. Muzeum Historii Przemysłu w Opatówku udostępniono skany materiałów dotyczących przebiegu powstania styczniowego. Wspólnie z Kaliski Towarzystwem Przyjaciół Archiwaliów zrealizowano 8 prelekcji tematycznych, ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich Oddział w Kaliszu zrealizowano 5 prelekcji. W siedzibie Archiwum zorganizowano także kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.
Miłym akcentem było wręczenie Grzegorzowi Walisiowi nagrody za całokształt dorobku archiwalnego w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Poznaniu w ramach Nagród im. prof. Stanisława Nawrockiego. Przewodniczącą Kapituły w 2023 r. była dyrektor APK dr Grażyna Schlender.
Wyniki pracy Archiwum można uznać za bardzo dobre. Dyrektor APK złożyła podziękowania za rok wytężonej pracy kadrze Archiwum. Następnie przedstawiła najważniejsze plany do realizacji w 2024 r. Niebawem ruszy XIII Marcowy Maraton Archiwalny. Obejmie on wiele imprez m. in. promocję książki pt. "Niepodległościowcy Wielkopolski południowo-wschodniej (ziemi kaliskiej) w świetle materiałów archiwalnych" (7 marca, Villa Calisia, godz. 11.00). We wrześniu zostanie zorganizowana konferencja naukowa z okazji 80. rocznicy wybuchu powstania warszawskiego - jest to jeden z priorytetów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W listopadzie wydamy książkę pt. "Opozycja antykomunistyczna na terenie Ziemi Kaliskiej w latach 1945-1956". Będzie to praca zbiorowa - 10 artykułów autorów pochodzących m. in. z Instytutu Pamięci Narodowej oraz sieci Archiwów Państwowych. W ramach współpracy z Komisją Pamięci Historycznej Miasta Kalisza chcielibyśmy zająć się sprawą umieszczenia na kaliskim ratuszu tablicy upamiętniającej bohaterów zrywów narodowościowych począwszy od potopu szwedzkiego na powstaniu warszawskim skończywszy. Zrodziła się także inicjatywa zorganizowania konferencji naukowej w związku z odnalezieniem i odrestaurowaniem tablic nagrobnych 75 kaliszan pochowanych przy kościółku św. Wojciecha na kaliskim Zawodziu. Jedną z takich tablic pochodzącą z grobu prezydenta Kalisza Jana Opielińskiego wraz z dokumentacją pokazał obecny na Sali Mieczysław Machowicz. Dyrektor APK nadmieniła także, że 21 marca 2024 r. w ramach Kaliskiego Festiwalu Nauki, zorganizowanego przez Miasto Kalisz i Uniwersytet Kaliski, będzie możliwość zwiedzenia Archiwum i wzięcia udziału m. in. w pokazie konserwatorskim.
Kaliski radny Leszek Ziąbka, w imieniu komisji kultury Rady Miasta Kalisza, wyraził podziw dla dokonań kaliskiego Archiwum. Życzył przy tym kolejnych sukcesów.
Zebranie było świetną okazją do wręczenia nagród najbardziej zaangażowanym użytkownikom Facebook`a w promocję Archiwum w ramach Kalendarza Adwentowego. Starszy archiwista Maria Doktór przedstawiła genezę tej formy popularyzowania naszych archiwaliów, a dyrektor APK wręczyła upominki Panu Marcinowi Mikołajczykowi i Pani Małgorzacie Smurze.
Ważnym elementem zebrania było wręczenie osobom zaangażowanym w powstanie publikacji pt. "Niepodległościowcy Wielkopolski południowo-wschodniej (ziemi kaliskiej) w świetle materiałów archiwalnych" po egzemplarzu książki.
