17 lutego 2021 r., z zachowaniem wszelkich reguł sanitarnych, odbyło się zebranie sprawozdawcze z działalności Archiwum Państwowego w Kaliszu w 2020 r. Zebranie dla pracowników APK otworzyła dyrektor dr Grażyna Schlender wskazując na trudny czas pandemiczny, w jakim przyszło pracować kaliskim archiwistom od 13 marca 2020 r. Dyrektor APK poprosiła kierownika Oddziału II Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych Edytę Pietrzak o omówienie z pomocą prezentacji multimedialnej wyników pracy w zeszłym roku.
Edyta Pietrzak wskazała, że w 2020 r. udało nam się przekroczyć granicę 4 000 mb akt. Stan posiadania Archiwum Państwowego w Kaliszu na dzień 31 grudnia 2020 r. wynosił 1585 zespołów i zbiorów archiwalnych, obejmujących 347775 j.a. (4019,01 m.b.), w tym 44 j.a. (933,23 MB) materiałów w postaci elektronicznej. W roku sprawozdawczym przybyło 16 nowych zespołów i zbiorów archiwalnych. Prawie1/3 nabytków stanowiły akta wymiaru sprawiedliwości, 1/3 akta poza ewidencją APK głównie druki ulotne i darowizny osób prywatnych oraz akta gospodarcze: ZPJ Wistil w Kaliszu i Kaliska Fabryka Fortepianów i Pianin "Calisia" w Kaliszu. Po raz pierwszy Archiwum przejęło materiały w postaci elektronicznej – fotografie cyfrowe wchodzące w skład Archiwum Pandemii. Przejęliśmy stosunkowo dużą ilość dokumentów filmowych – 442 kasety SVHS Telewizji Centrum w Kaliszu.
Udało się opracować 9000 j.a., w tym 40 całych zespołów archiwalnych i dopływy do 36 zespołów archiwalnych. Zewidencjonowano 3966 j.a. (10,88 mb), w tym 5 całych zespołów archiwalnych, zinwentaryzowano 664 j.a. (5 mb), w tym 7 całych zespołów archiwalnych i dopływy do 17 zespołów.
Archiwum Państwowe w Kaliszu z dniem 31 grudnia 2020 r. nadzorowało 174 jednostki organizacyjnych, objęto nadzorem 9 nowych jednostek – Powiatowe Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne z terenu byłego województwa kaliskiego i Ośrodek Techniki Leśnej w Jarocinie. Przeprowadzono 18 kontroli ogólnych i 20 problemowych. Zatwierdzono 188 przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Wydano ogólnie 208 zgód na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych i pozytywnie zaopiniowano 5 wniosków o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej złożonych przez niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne. Udzielono 76 konsultacji i przeprowadzono 20 ekspertyz archiwalnych. Opracowano wykaz 56 podmiotów, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Wydano jedynie 5 opinii w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Przeprowadzono 1 ekspertyzę dotyczącą akt osobowych i dokumentacji technicznej państwowych zakładów Przemysłu Jedwabniczego "Wistil" w Kaliszu. Podpisano porozumienie z prywatną spółką "Wistil" SA w Kaliszu dotyczącą wsparcia merytorycznego w zakresie uporządkowania, zewidencjonowania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wytworzonych przez ZPJ "Wistil" w Kaliszu.
W zakresie technicznego zabezpieczenia zasobu skupiono się na: konserwacji właściwej 8 ksiąg meldunkowych miasta Kalisza, 1 j.a. Naczelnika Wojennego Kaliskiego i 1 j.a. Urzędu Stanu Cywilnego w Ostrowie Wielkopolskim – obwód miejski; profilaktyce konserwatorskiej – odkurzono 418 j.a. i umieszczono w opakowaniach bezkwasowych 18 014 j.a., 2929 j.a. poddano przeglądowi stanu zachowania.
W ramach działalności statutowej zdigitalizowano akta XIX-wiecznego Naczelnika Powiatu Kaliskiego. W ramach usługi zewnętrznej zeskanowano akta stanu cywilnego (firma ArchiDoc) i karty meldunkowe rodzinne z zespołu Akta miasta Kalisza (Digital-Center). zeskanowano również kronikę Koła nr 2 w Kaliszu ZBoWiD, czasopisma solidarnościowe oraz 3 poszyty szkoły elementarnej w Choczu. Łącznie wykonano 199 386 skanów, co stanowi niemalże podwojenie planu.
Z powodu czasowego zamknięcia pracowni naukowej spadła ilość udostępnianych akt i wizyt w pracowni naukowej. Udostępniono 2306 akt i mikrofilmów, odnotowując przy tym 291 odwiedzin pośród 119 użytkowników. Najwięcej materiałów archiwalnych udostępniono do badań naukowych (ok. 40%), zaobserwowano procentowy spadek udostępnianych materiałów do poszukiwań genealogicznych na rzecz procentowego wzrostu udostępnianych materiałów do celów własnościowych i publicystycznych.
Z uwagi na czasowe wyłączenie udostępniania bezpośredniego odnotowano wzrost kwerend. Wykonano 1191 poszukiwań, z czego 972 dla osób prywatnych i 219 dla instytucji. W ramach działalności popularyzatorskiej przygotowano 1 wystawę tradycyjną pt. "Niepodległa. Historie z rodzinnych archiwów" i 9 wystaw on-line: "Tam się wyrabiają rzeczy niemożliwe..., czyli nierząd i prostytucja doby międzywojnia w materiałach archiwalnych", "Czwartego czerwca na ziemi ojczystej Kalisz pobłogosławię...– Papież Jan Paweł II na Ziemi Kaliskiej", "Pielęgniarki i położne w świetle archiwaliów", "Nadaje Ci imię…", "Kolekcja akt metrykalnych znanych osób z Kalisza i regionu kaliskiego", "Kalendarz Adwentowy", "Wojna polsko-bolszewicka", "Kronika Związku Bojowników o Wolność i Demokrację (ZBoWiD) Koło nr 2 w Kaliszu ", "Czasopisma solidarnościowe NSZZ "Solidarność" Województwa Kaliskiego 1981 rok".
Przeprowadziliśmy 86 lekcji archiwalnych, w tym 4 w sposób tradycyjny, a 82 stanowiły zajęcia z wykorzystaniem filmów w ramach Kaliskiego Archiwum Filmowego. W ramach Marcowego Maratonu Archiwalnego odbyła się prelekcja dr Grażyny Schlender pt. "Żołnierze Wyklęci ziemi kaliskiej w świetle materiałów archiwalnych", przygotowano spotkanie z darczyńcami. Odbyła się także promocja książki Krystyny Velkovej, prelekcja Jerzego Łojko na temat Jana Zemełki. Zrealizowano VI i VII edycję Kaliskiego Archiwum Filmowego. Udało się także zorganizować promocję 3 tomu Encyklopedii Solidarności. Kierownik Oddziału I Gromadzenia i Ewidencji Materiałów Archiwalnych Grzegorz Waliś udzielił wywiadu on-line dla Miejskiej Biblioteki Publicznej im. A. Asnyka w Kaliszu na temat publikacji pt. "Kaliska Policja i policjanci w okresie II Rzeczypospolitej". W tzw. "chmurze" udostępniliśmy czasopisma MKZ i Regionu Wielkopolski Południowej NSZZ "Solidarność" w Kaliszu z okazji 40. rocznicy powstania związku, a na profilu Facebook zgromadzono zdjęcia związane ze zbrodnia katyńską.
W ramach działań priorytetowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przygotowano obchody Międzynarodowego Dnia Archiwów, w ramach akcji "Archiwa Rodzinne Niepodległej" odbyła się prezentacja wystawy i promocja katalogu pt. "Niepodległa. Historie z rodzinnych archiwów", opracowano wystawę on-line pt. "Wojna polsko-bolszewicka w wyborze materiałów z zasobu Archiwum Państwowego w Kaliszu" oraz "Czwartego czerwca na ziemi ojczystej Kalisz pobłogosławię... – Papież Jan Paweł II na Ziemi Kaliskiej".
Archiwum Państwowe w Kaliszu prowadziło także działalność naukową. Dr Grażyna Schlender wystąpiła z prelekcją pt. "NSZZ Solidarność Region Wielkopolska Południowa" na konferencji "Tak powstawała Solidarność w Wielkopolsce" w Poznaniu i z prelekcją pt. "Geneza NSZZ Solidarność Wielkopolska Południowa" na konferencji "Nie zapomnijcie tamtych dni. 40. rocznica powstania NSZZ Solidarność". Edyta Pietrzak wygłosiła z kolei referat w ramach zebrania naukowego pt. "Spuścizna Tadeusza Martyna z Kalisza – metody opracowania, zawartość i wykorzystanie".
W trakcie minionego roku siedmiokrotnie zebrało się Kolegium Dyrektora, odbyło się jedno posiedzenie Komisji Metodycznej i dwa razy obradowała Komisja Oceny Dokumentacji Niearchiwalnej przy Archiwum Państwowym w Poznaniu, której członkami są: dyrektor APK dr Grażyna Schlender i Karol Andrzejewski.
W 2020 r. ukazały się dwie publikacje książkowe: "Niepodległa. Historie z rodzinnych archiwów. Katalog wystawy" opracowana przez Małgorzatę Szczepaniak i Grzegorza Walisia, pod redakcją dr Grażyny Schlender oraz "Fibigerowie Twórcy kaliskich fabryk fortepianów i pianin (1878-2916)", opracowana przez Annę Bestian-Zając i Grzegorza Walisia, pod redakcją dr Grażyny Schlender. Oprócz tego, Anna Bestian-Zając zredagowała dwa artykuły, a dr Grażyna Schlender opracowała 10 biogramów i 1 hasło do 4 tomu Encyklopedii Solidarności.
Archiwum Państwowe w Kaliszu przechowuje akta 77 zlikwidowanych zakładów pracy, akta wyborcze przejęte w 2019 r. z wyborów samorządowych z 2018 r. – 1963 jednostki, z wyborów do Parlamentów Europejskiego z 2019 r. – 872 jednostki, w roku sprawozdawczym przejęto akta z wyborów parlamentarnych z 13 października 2019 r. – 1028 jednostki oraz część dokumentacji z wyborów prezydenckich z 28 czerwca i 12 lipca 2020 r. (1347 jednostki). W ramach przechowalnictwa dokumentacji niearchiwalnej wykonano 141 kwerend.
W związku z sytuacją epidemiologiczną częściowo pracownicy oddelegowani zostali do pracy zdalnej. W ramach tych prac: opracowano 19 378 haseł osobowych do akt metrykalnych i stanu cywilnego (Akt stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej św. Józefa w Kaliszu, Akt stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej św. Mikołaja w Kaliszu, Akt stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej św. Gotarda w Kaliszu, Akt stanu cywilnego Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Kaliszu, Akt stanu cywilnego Okręgu Bożniczego w Kaliszu, Urzędu Stanu Cywilnego w Ostrzeszowie); sprawdzono część wpisów w bazie "Notariat kaliski" i przygotowano je do przesłania do ZoSIA (600 obiektów oraz 2000 indeksów osobowych, geograficznych i rzeczowych); zweryfikowano i przygotowano do zamieszczenia w ZoSIA 1199 haseł osobowych właścicieli nieruchomości w Kaliszu z lat 70. I 80. XX w.; zweryfikowano wykaz uchwał i postanowień Wojewódzkiej Rady Narodowej w Kaliszu, przygotowano do zamieszczenia i umieszczono w ZoSIA 1397 obiektów. W zakresie dodatków zadaniowych: zeskanowano 7910 klatek negatywów ze Spuścizny Władysława Kościelniaka z Kalisza; opracowano 2396 haseł indeksowych do 182 kaset Telewizji Centrum w Kaliszu, opracowano 4000 haseł osobowych do akt stanu cywilnego.
W styczniu 2020 r. uruchomiono EZD jako narzędzie wspierające system tradycyjny. Praca Archiwum wspierana była systemem EZD poprzez prowadzenie rejestru przesyłek, wykonywanie dekretacji i akceptacji, gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw oraz możliwość nadawania zastępstw. Wyznaczono 83 klasy z JRWA, w ramach których sprawy prowadzone były elektroniczne.
Pracownicy Archiwum, ze względu na panującą w kraju sytuację epidemiczną, uczestniczyli głównie w szkoleniach zdalnych za pośrednictwem platform: MS Teams i Zoom (on-line) organizowanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, instytucje zewnętrzne i w szkoleniach wewnętrznych.
W 2020 r. w Archiwum zatrudnionych było 17 osób, z czego 9 realizowało zadania z zakresu działalności archiwalnej (m.in. nadzór archiwalny, gromadzenie i ewidencjonowanie, opracowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych, popularyzacja), 1 osoba pracowała w konserwacji, 7 osób zatrudnionych było w administracji, w tym osoby z obsługi.
W minionym roku zadbano także o wyposażenie budynku. Zakupiono meble do kuchni pracowniczej oraz do pomieszczenia obsługi pracowni naukowej, zamontowano trzy klimatyzatory w pomieszczeniach biurowych i pomieszczeniu konserwacji. Do magazynów archiwalnych kupiono 6 modułów 5-szufladowych formatu A0, regały jezdne i stacjonarne. Została wymieniona centrala alarmowa i usprawniony system monitoringu. Od 2020 r. posiadamy również osobę, która w ramach pracy portiera zobowiązana jest do zapewnienia ochrony fizycznej pracownikom i osobom odwiedzającym siedzibę naszego urzędu.
Dr Grażyna Schlender podziękowała za dobre wyniki pracy. Pracownicy zaangażowani w działalność wydawniczą w 2020 r. otrzymali egzemplarze autorskie wydanych publikacji. Książka pt. "Niepodległa. Historie z rodzinnych archiwów" stanowi pokłosie akcji Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Podobne katalogi wydały także inne archiwa w Polsce. Książka pt. "Fibigerowie. Twórcy kaliskich fabryk fortepianów i pianin (1878-2016)" stanowiła dla nas wyzwanie. Stanowi ona odpowiedź na oczekiwania lokalnej społeczności w Roku Rodziny Fibigerów w Kaliszu. Z uwagi na sytuację pandemiczną, publikacja była promowana głównie w mediach internetowych za pomocą specjalnie nakręconego filmu promocyjnego.
W dalszej części spotkania dr Grażyna Schlender nakreśliła plany na 2021 r. Zbliża się kolejna odsłona Marcowego Maratonu Archiwalnego. Jego zapowiedź będzie stanowić konferencja prasowa zaplanowana na 24 lutego. Ponieważ Archiwum Państwowe w Kaliszu w bieżącym roku obchodzi 70 rocznicę istnienia, trwają prace nad dwoma filmami: edukacyjnym odnoszącym się do możliwości systemu www.szukajwarchiwach.gov.pl i wspomnieniowym przedstawiającym rys historyczny APK. Przed nami także nowe wyzwania wydawnicze, wystawiennicze i edukacyjne.
Na koniec zebrania wykonano pamiątkową fotografię zbiorową pracowników Archiwum Państwowego w Kaliszu.
